Privatlivspolitik for Foreningen Musikcamp

Senest opdateret den 04.02.2021

Denne privatlivspolitik (”Politik”) er gældende for samtlige af de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig i et medlems- eller frivilligforhold, eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores hjemmeside. I Politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Du bør læse denne politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du ikke kan acceptere. På www.musikcamp.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af privatlivspolitikken.

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

Foreningen Musikcamp
C/O Jens Munk Petersen
Kalkskrænten
9000 Aalborg
CVR nr: 36584440

Kontaktperson:
Signe Nørgaard Stüker – Næstformand
Bisgården 22
7500 Holstebro
Tlf.: 27 57 04 99
mail@musikcamp.dk

www.musikcamp.dk

Behandling af personoplysninger

Afhængig af om du er medlem, bidragsyder eller forælder hos os, eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som Foreningen Musikcamp. Dette gælder både ved håndtering af dit medlemskab, dine eventuelle bidrag – medmindre du vælger at bidrage anonymt – dine eventuelle køb af ydelser eller varer hos os.

Vi behandler følgende almindelige personoplysninger:

Oplysninger om medlemmer:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse samt forældres og andre nære pårørendes kontaktoplysninger.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: I forbindelse med sommer-camps og særlige aktiviteter vil der blive indsamlet helbredsoplysninger for at sikre, at de frivillige er klædt på til at håndtere astma, allergi eller andre sygdomme samt særlige kosthensyn, der kan have indvirkning på aktiviteten.

Oplysninger om frivillige:

Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse. Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i foreningen og bankkontonummer.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer samt oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest.

Her indsamler vi oplysninger fra

De fleste oplysninger får vi fra dig, dine forældre eller værge.

Når der til frivillige indhentes børneattest, kommer oplysningerne fra offentlige myndigheder.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

Musikcamps berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt (f.eks. medlemskab) med dig
Behandling efter lovkrav
Behandling med samtykke

Formålene

Er du medlem hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

Administrere dit medlemsskab
Planlægge, gennemføre og lave opfølgning på Musikcamps aktiviteter
Opfylde lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Vise vores aktiviteter på Facebook, Instagram og hjemmeside (billeder og videoer)
Administrere din relation til os

Er du frivillig hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

Administrere dit medlemsskab
Administrere frivilliges hverv og pligter på Musikcamps
Udvikle Musikcamp gennem erfaringer og workshops
Opfylde lovkrav, herunder folkeoplysningsloven og regnskabsloven
Udbetale udlæg, kørsel og lignende
Indhente den obligatoriske børneattest
Vise vores aktiviteter på Facebook, Instagram og hjemmeside (billeder og videoer)
Offentliggøre kontaktinfo på hjemmesiden så medlemmerne kan melde afbud (gælder projektledere og bestyrelse)
Administrere din relation til os

Er du aktiv forælder hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

Planlægge og afvikle den Musikcamp, som du/dit barn deltager i
Vise vores aktiviteter på Facebook, Instagram og hjemmeside (billeder og videoer)
Administrere din relation til os

Vi behandler primært personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

Udøvelse af de årlige Musikcamps og aktiviteter som workshop
Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamlingen
Brug af situationsbilleder taget i på Musikcamps, der afbilder en konkret aktivitet eller situation på Musikcamp
Af praktiske og administrative hensyn, samt lovkrav fra myndigheder, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældre og andre nære pårørende

Såfremt du med samtykke afgiver, eller har afgivet særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) til os som eksempelvis helbredsoplysninger, så er grundlaget for vores behandling persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (a). Behandlingen af dine oplysninger sker udelukkende, når du afgiver samtykke. Formålet er at sikre, at der kan tages hensyn til dit helbred. Oplysningerne der afgives, behandles udelukkende af nærmeste frivillige og mad-ansvarlige. Et samtykke gælder udelukkende for den pågældende Musikcamp, workshop eller møde og oplysningerne vil umiddelbart efter aktivitetens afholdelse blive slettet. Et samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes.

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer eller andre organisationer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Alt efter om vi behandler dine personoplysninger som medlem eller frivillig, har vi forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder.

Medlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode på 1 år fra Musikcamps afholdelse og til næste års Musikcamp afvikles. Dit medlemskab forløber derfor fra sommer-sommer. Derefter vil dine oplysninger blive slettet. Du kan altid bede Foreningen Musikcamp, om at slette dine oplysninger.

Frivillige

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode på 5 år fra medlemskabets begyndelse dvs. tilmelding til Musikcamp og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af praktiske og administrative hensyn, samt overholdelse af lovkrav overfor offentlige myndigheder, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år.
Bilag om refusion og kørselsgodtgørelse gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Vi opbevarer oplysninger på både medlemmer og frivillige til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Når vi behandler personoplysninger om dig, har du en række særlige rettigheder efter persondataforordningen:

Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten til indsigt i egne personoplysninger
Retten til berigtigelse og sletning
Under særlige omstændigheder: Retten til begrænsning af behandling
Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten til indsigelse
Retten til tilbagekaldelse af samtykke, hvis behandlingen er baseret på samtykke

Du kan skrive til Musikcamps kontaktperson, for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder. Kontaktpersonen er angivet øverst i dette dokument.

Hvis du anmoder om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

Revidering af privatlivspolitikken

Foreningen Musikcamp er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.